Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Wojciech Karczewski, prowadzący gabinet fizjoterapii pod adresem ul. Makowa 1, 41-809 Zabrze. To ja decyduję, po co i jak przetwarzane są dane zbierane przez tę stronę.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących Twoich danych napisz na w.karczewskifizjoterapia@gmail.com albo zadzwoń: +48 782 520 612. Przy jednoosobowym gabinecie nie ma obowiązku wyznaczania inspektora ochrony danych - odpowiadam za to osobiście.

3. Jakie dane zbieram i po co

Formularz rezerwacji na tej stronie pyta o: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail (opcjonalnie) oraz krótki opis dolegliwości (opcjonalnie). Do tego dochodzi wybrany przez Ciebie termin i rodzaj wizyty.

Umawiając pierwszą wizytę, możesz dodatkowo podać datę urodzenia, cel terapii, informację o przebytej operacji wraz z jej rodzajem i datą oraz inne istotne informacje (np. przyjmowane leki). Służą one wyłącznie założeniu kartoteki i przygotowaniu się do wizyty. Wszystkie te pola są opcjonalne poza imieniem, nazwiskiem i telefonem. Przy kolejnej wizycie formularz o nie nie pyta - Twoja kartoteka już istnieje.

• Umówienie i realizacja wizyty - imię i nazwisko, telefon, e-mail, wybrany termin. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy i jej wykonanie).
• Kontakt w sprawie wizyty - np. potwierdzenie terminu, pytanie o szczegóły, informacja o zmianie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Ochrona przed nadużyciami formularza - system rezerwacji ogranicza liczbę zgłoszeń z jednego adresu IP w ciągu godziny, żeby jeden automat nie zajął wszystkich terminów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - ochrona dostępności rezerwacji dla pacjentów).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - na wypadek sporu dotyczącego wizyty. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3a. Konto pacjenta

Możesz założyć konto pacjenta, żeby zobaczyć swoje ćwiczenia, zalecenia po wizycie i postępy. Konto jest całkowicie dobrowolne - wizytę umówisz i odbędziesz bez niego, dokładnie tak samo.

Jakie dane trzyma samo konto

Wyłącznie adres e-mail i hasło - a hasło w postaci nieodwracalnego skrótu, nigdy w postaci jawnej, więc nawet ja go nie znam. Konto nie zawiera imienia, nazwiska, telefonu ani żadnych informacji o zdrowiu. Te leżą osobno i są z kontem powiązane wewnętrznym, losowym identyfikatorem. Robię to celowo: żeby dostęp do samej listy kont nie mówił nic o tym, kto się u mnie leczy i z czym. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jak łączę konto z Twoją kartoteką

Sprawdzam to wyłącznie po danych, które podałeś przy wizycie - nie po nazwisku i nie po dacie urodzenia:

• Zgadza się adres e-mail - potwierdzasz skrzynkę linkiem, który wysyłam, i dostęp otwiera się automatycznie. Potwierdzenie skrzynki jest dowodem, że adres należy do Ciebie.
• Zgadza się tylko numer telefonu - dostęp otwieram osobiście, na wizycie. Numer telefonu zna rodzina, znajomi i każdy, komu go kiedyś podałeś, więc sam z siebie nie jest dowodem tożsamości. Do tego czasu konto nie pokazuje niczego.
• Kod rezerwacji z linku w mailu - działa jak zgodność adresu, bo tego kodu nie da się zgadnąć.

Podanie numeru telefonu przy zakładaniu konta jest nieobowiązkowe i służy wyłącznie odnalezieniu kartoteki.

Co widać na koncie

Ćwiczenia i zalecenia, które dla Ciebie przygotowałem, Twoje odhaczenia oraz jedną wizytę wstecz i jedną w przód. Świadomie nie pokazuję pełnej historii wizyt: ich liczba i rozkład w czasie same w sobie mówią o przebiegu leczenia, a konto bywa otwierane na współdzielonym komputerze. Pełna dokumentacja zostaje w gabinecie - masz do niej prawo i wydam Ci ją na wniosek (patrz punkt 7).

Na koncie nie zobaczysz moich notatek wewnętrznych: wywiadu, rozpoznania, opisu przebiegu terapii ani danych klinicznych. Te nigdy nie opuszczają mojej aplikacji gabinetowej.

Bezpieczeństwo treści zaleceń

Treść planu ćwiczeń jest przechowywana w postaci zaszyfrowanej, a klucz leży poza bazą danych. Oznacza to, że sama kopia bazy - na przykład wykradziona kopia zapasowa - nie ujawnia, co Ci zaleciłem. Nie twierdzę, że jest to zabezpieczenie doskonałe: nie jest to szyfrowanie, którego nie mógłbym cofnąć, bo muszę móc te zalecenia wyświetlić. Piszę o tym wprost, żeby nie budować fałszywego poczucia pewności.

Usunięcie konta

Możesz je usunąć w każdej chwili, sam, w zakładce „Konto”. Usuwam wtedy adres e-mail, hasło, sesje i powiązanie z kartoteką. Dokumentacja medyczna zostaje - przepisy nakazują mi ją przechowywać niezależnie od tego, czy masz u mnie konto (patrz punkt 6). Usunięcie konta nie jest i nie może być jej skasowaniem.

Rejestr dostępów

Zapisuję fakt zalogowania i otwarcia zaleceń - kto, co, kiedy - żeby móc odpowiedzieć na pytanie, kto miał dostęp do Twoich danych. Ten rejestr nie zawiera treści ani adresów e-mail. Możesz go pobrać razem ze swoimi danymi. Podstawa: art. 5 ust. 2 RODO (rozliczalność) i art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3b. Opinie pacjentów na stronie

Na stronie głównej pokazuję opinie, które pacjenci wystawili gabinetowi w wizytówce w Mapach Google. Przepisuję je ręcznie - strona nie pobiera ich z Google sama.

Co pokazuję przy opinii

• Imię i pierwszą literę nazwiska autora - nigdy pełnego nazwiska, także w plikach strony. Jeśli autor podpisał się w Google pseudonimem, pokazuję tylko jego pierwszy człon.
• ocenę w gwiazdkach oraz miesiąc i rok wystawienia opinii,
• treść opinii w brzmieniu z Google, bez skracania i poprawiania.

Nie pokazuję zdjęć profilowych z Google - w ich miejscu są inicjały - ani moich odpowiedzi na opinie. Opinie są widoczne dla każdego, kto odwiedza stronę.

Wyświetlenie opinii nie łączy Twojej przeglądarki z Google: ich treść leży na tym samym serwerze co reszta strony. Z Google połączysz się dopiero wtedy, gdy sam klikniesz link do wizytówki.

Podstawa i Twoje prawa

Pokazuję opinie, żeby osoby szukające fizjoterapeuty mogły zobaczyć, jak gabinet oceniają pacjenci. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes). Jeśli w treści opinii jej autor napisał coś o swoim zdrowiu, są to informacje, które sam upublicznił w Google - podstawa: art. 9 ust. 2 lit. e RODO.

Jeśli nie chcesz, żeby Twoja opinia była pokazywana na tej stronie, albo usunąłeś lub zmieniłeś ją w Google, napisz na adres z punktu 2. Ponieważ przepisuję opinie ręcznie, zmiana w Google nie przeniesie się tutaj sama - usunę albo poprawię ją na stronie po Twojej wiadomości. Opinia jest pokazywana, dopóki tego nie zrobię.

4. Dane o zdrowiu - szczególna kategoria

Pola opisowe w formularzu - „Co Cię boli? Krótko o problemie”, cel terapii, informacja o przebytej operacji oraz dodatkowe uwagi - są opcjonalne, a to, co w nich napiszesz, może być danymi dotyczącymi zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO. Takie dane wymagają wyższego poziomu ochrony niż zwykłe dane kontaktowe.

Przetwarzam je na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO - są niezbędne do oceny Twojego stanu zdrowia i przygotowania się do wizyty przez osobę wykonującą zawód medyczny, związaną tajemnicą zawodową na mocy ustawy o zawodzie fizjoterapeuty. Zaznaczenie zgody przy formularzu traktuję dodatkowo jako Twoją wyraźną zgodę w rozumieniu art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Pola te są dobrowolne - możesz zostawić je puste i opowiedzieć o problemie dopiero na miejscu, podczas wywiadu.

5. Komu przekazuję dane

Nikomu ich nie sprzedaję ani nie udostępniam w celach marketingowych. Dane widzę wyłącznie ja - gabinet nie ma dziś recepcji ani personelu pomocniczego.

Dane techniczne, w tym te zebrane przez formularz, leżą na serwerach dostawcy hostingu (OVH, z siedzibą we Francji, w Unii Europejskiej), który jako podmiot przetwarzający ma dostęp do infrastruktury na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych - nie wykorzystuje ich we własnych celach.

Dane mogą też trafić do podmiotów uprawnionych z mocy prawa (np. urząd skarbowy, sąd), jeśli przepisy tego wymagają. Obecnie żaden zewnętrzny system SMS-owy ani mailingowy nie jest podłączony do formularza - jeśli to się zmieni, ten punkt zostanie zaktualizowany o nazwę dostawcy.

6. Jak długo przechowuję dane

Dane związane z umówioną i odbytą wizytą przechowuję przez czas potrzebny do jej realizacji, a potem przez okres, w którym mogłyby się przydać do obrony przed roszczeniami - standardowo do 6 lat, zgodnie z terminami przedawnienia w Kodeksie cywilnym. Zgłoszenia, które nie zakończyły się rezerwacją (np. przerwany formularz), mogą zostać usunięte wcześniej.

Adresy IP służące do ograniczania liczby zgłoszeń nie są zapisywane w postaci jawnej - system przechowuje wyłącznie ich nieodwracalny skrót, powiązany z licznikiem prób. Skróty te są usuwane automatycznie po siedmiu dniach. Ten sam mechanizm chroni logowanie do konta pacjenta przed zgadywaniem hasła.

Dokumentacja medyczna to osobna sprawa i rządzi się własnymi terminami. Jako fizjoterapeuta prowadzący praktykę zawodową wpisaną do rejestru jestem podmiotem udzielającym świadczeń zdrowotnych, a to znaczy, że mam ustawowy obowiązek prowadzić, przechowywać i udostępniać dokumentację medyczną (art. 24 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta). Nie jest to moja decyzja i nie mogę z niej zrezygnować na Twoją prośbę.

Dokumentację przechowuję przez okres wskazany w art. 29 tej ustawy - co do zasady 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu. Podstawą przetwarzania jest tu art. 9 ust. 2 lit. h RODO (profilaktyka zdrowotna, diagnoza medyczna, zapewnienie opieki zdrowotnej) w związku z przepisami powołanymi wyżej.

Praktyczny skutek jest taki: usunięcie konta w panelu ani żądanie usunięcia danych nie kasują dokumentacji medycznej. Znikają dane logowania i powiązanie konta z kartoteką - sama kartoteka zostaje, tak samo jak zostałaby po pacjencie, który nigdy konta nie zakładał. Masz do niej pełne prawo dostępu i wydam Ci ją na wniosek (punkt 7).

7. Twoje prawa

Wobec swoich danych masz prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych, jeśli są nieprawidłowe lub niepełne,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, które podałeś na podstawie zgody lub umowy,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (punkty 3 i 3b),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie - nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzam Twoje dane niezgodnie z prawem.

Z każdego z tych praw skorzystasz, pisząc na adres z punktu 2. Odpowiadam najszybciej, jak się da, najpóźniej w ciągu miesiąca od zgłoszenia.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Imię, nazwisko i telefon są niezbędne, żeby umówić i potwierdzić wizytę - bez nich rezerwacja online nie zadziała. E-mail i opis dolegliwości są dobrowolne: pomagają mi się przygotować, ale ich brak nie blokuje rezerwacji.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profiluję pacjentów. System rezerwacji sprawdza automatycznie tylko dostępność terminu - nie ocenia Ciebie jako osoby.

10. Pliki cookies i inne technologie

Ta strona nie używa plików cookies analitycznych ani śledzących. Nie ma na niej Google Analytics, pikseli reklamowych ani wtyczek społecznościowych. Kroje pisma, które widzisz, są hostowane na tym samym serwerze co reszta strony - Twoja przeglądarka nie łączy się w tym celu z żadnym zewnętrznym serwerem.

Jeden wyjątek: konto pacjenta. Po zalogowaniu się w panelu (wkfizjo.pl/panel) Twoja przeglądarka dostaje jedno ciasteczko o nazwie fzp_portal. Służy wyłącznie do tego, żebyś nie musiał logować się przy każdym kliknięciu, i niczego nie śledzi. Ma oznaczenia HttpOnly i Secure - to znaczy, że żaden skrypt na stronie go nie odczyta i że nie wyjdzie z Twojej przeglądarki inaczej niż po szyfrowanym połączeniu. Żyje 30 dni od ostatniego użycia; wylogowanie albo usunięcie go w przeglądarce natychmiast kończy sesję.

Na to ciasteczko nie pytam o zgodę i nie muszę: jest niezbędne do wykonania usługi, o którą sam prosisz, logując się (art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego). Jeśli nie zakładasz konta, nie dostajesz go w ogóle.

11. Bezpieczeństwo danych

Strona i formularz rezerwacji działają wyłącznie przez połączenie szyfrowane (HTTPS). Treści, które wpisujesz w formularzu, nie trafiają do dzienników serwera - zapisuję tam tylko techniczne informacje o zapytaniach (adres, status odpowiedzi, czas), potrzebne do wykrywania awarii, nie treść Twojego zgłoszenia.

12. Zmiany w tej polityce

Jeśli zmienię sposób przetwarzania danych - na przykład podłączę system powiadomień SMS albo zmienię dostawcę hostingu - zaktualizuję tę stronę i datę na jej górze. Przy istotnych zmianach poinformuję o tym również w formularzu rezerwacji.